4. PROCESO ACTUAL DE CONTRATACION Y RENOVACION DE LAS POLIZAS DE CONVENIO

4.1 INTERVINIENTES EN EL PROCESO DE CONTRATACION Y RENOVACION

Existen varios posibles intervinientes en el proceso de contratación donde el flujo de información va pasando de uno a otro hasta llegar a la compañía.

Empresa – Gestor Laboral – Mediador de Seguros - Compañía de Seguros

La forma más habitual es que los cuatro intervengan, pero puede darse el caso de que una empresa contrate directamente el seguro con una compañía, situación que se da más en la contracción inicial puesto que en la renovación habitualmente delegan la regularización de la póliza en su gestor laboral / mediador de seguros.

¿Por qué es habitual que aparezcan estos dos intermediarios sobre todo en la regularización? El motivo es porque todos los años se tiene que realizar una regularización de las pólizas y el dato necesario para dicha actualización lo tiene el gestor laboral (autorizado al sistema red de la seguridad social de la empresa) y las empresas suelen delegan en él la gestión del traslado de esta información al mediador o a la compañía directamente.

Por tanto, los gestores laborales que manejan un volumen de nóminas importante suelen ser colaboradores de mediador de seguros puesto que consiguen gracias a ello comisiones por realizar dicha gestión y captación y a su vez se aseguran de que sus clientes tengan la póliza de obligado cumplimiento contratada y correctamente regularizada.

Por tanto, podemos concluir que las empresas (tomadores de las pólizas) generalmente se despreocupan de este seguro en el sentido que delegan en su gestor laboral la actualización de los datos.

4.2 CONTRATACIÓN INICIAL

El proceso de contratación inicial de la póliza es el más sencillo de todos dado que únicamente las compañías precisan de que se les comunique el nº de trabajadores por cuenta ajena que tiene la empresa en el momento de la fecha de efectos de la póliza y el convenio de aplicación.

Los convenios tienen siempre una codificación para evitar posibles confusiones cuando de una misma actividad nos podemos encontrar por ejemplo convenios de ámbito estatal y a su vez provincial, por ejemplo.

Ej; Convenio colectivo de ámbito estatal para las empresas de mediación de seguros privados para el periodo 2016-2018. Código de convenio n.º 99000165011987.

En cuanto a la información que precisan las compañías suelen ser mínima al inicio de la contratación, de hecho, la mayoría de ellas no solicitan ningún documento acreditativo y a lo sumo las más exigentes te solicitan que en caso de que el empresario sea persona física adjuntes el RNT ultimo o un justificante del alta en SS de un trabajador en la empresa, para comprobar que tiene trabajadores por cuenta ajena la empresa en el momento de la contratación

4.3 RENOVACION Y REGULARIZACION DE LA POLIZA

Llegado a este punto, renovación y regularización, es donde consideramos que existen mejoras considerables en la metodología actual de este tipo de seguros.

La renovación de la póliza consiste en la prórroga de la misma, una anualidad más, en caso de que un mes antes a la finalización de la fecha de efectos no se haya comunicado a la compañía la intención de no renovar la misma. Por tanto, estamos hablando de renovación tácita que en el ámbito asegurador es lo habitual .

La regularización consiste en que cuando ya sabemos los datos exactos para calcular la prima mediante la correspondiente tasa , aplicamos estos y por tanto el tomador y el asegurador ajustan las cuentas tanto a la laza como a la baja en su caso.

Los datos que nos piden para regularizar son la ponderación anual del número de trabajadores que aparecen relacionados en el RNT (Relación Nominal de Trabajadores) de los 12 meses anteriores a la renovación de la póliza. Por tanto, sumaremos los 12 datos y lo dividiremos para 12 y nos saldrá una plantilla media.

Este documento, RNT, tal y como hemos indicado en apartados anteriores de la tesina (ver gráfica) no se obtiene hasta pasado un mes de la renovación de la póliza por tanto tendremos que esperar un mes más a la renovación para poder facilitar el dato correctamente ponderado.

Por tanto, con la metodología actual ambos escenarios, renovación y regularización, se producen en momentos temporales distintos.

Esta situación duplica la tarea administrativa al producirse el pago de la renovación de la póliza por un lado y posteriormente al mes la regularización de la misma.

Además, este documento, RNT, computa como un trabajador unitario a cada trabajador que este dado de alta en la empresa independientemente de la jornada laboral que tenga y por tanto no tiene en cuenta el coeficiente a tiempo parcial que cada trabajador tiene en la empresa.

Cuando solicitamos la regularización y pedimos los 12 datos ponderados, lo estamos haciendo de los 12 últimos meses a la fecha de efectos por lo que tanto en el caso del primer mes como en el del ultimo no estamos cogiendo los datos correctamente en base a periodo de cobertura anual de la póliza.
Para hacerlo más visual vamos a poner un ejemplo;
Póliza con fecha de efectos y fecha de renovación; 14 de octubre 2017
Los 12 datos para posteriormente realizar la ponderación (dividir par 12) serían los de los RNT de los 12 meses anteriores al mes de la fecha de efectos; es este caso los RNT de los periodos de liquidación desde septiembre de 2017 a octubre de 2016.
Por tanto, no se tiene en cuenta del 1 al 14 de octubre de 2017; en cambio si se tiene en cuenta el periodo de 1 al 14 de octubre de 2016 que no procede.
Todo ello desvirtúa considerablemente el cálculo de la prima con respecto a la realidad del riesgo y esta tesina centra su propuesta en modificar el mecanismo de regularización y adaptarlo a las nuevas tecnologías y posibilidades que los sistemas informáticos de la Tesorería General de la Seguridad Social nos aportan.
Adjuntamos ejemplo de modelo de plantilla actual que piden las compañías para la regularización y que tiene que ser rellenado de forma manual para su posterior envío.
(donde pone TC2 actualmente es RNC)